Checkliste & Briefing für Agentur-Auswahl

Agentur-Briefing-ChecklisteSelbermachen oder an einen externen Dienstleister vergeben? Diese Fragen bezüglich Insourcing/Outsourcing verschiedener Aufgaben stellen sich viele Unternehmen. Insbesondere in den Bereichen (Online) Marketing, Creation und eCommerce sind besondere Spezialkenntnisse erforderlich und gefragt. Wer sich für die Auftragsvergabe an eine Agentur entscheidet, möchte möglichst unkompliziert den richtigen Dienstleister finden. Ein erfolgreicher Agentur-Pitch ist nicht ganz einfach. Hilfreich ist es deshalb, wenn im Vorfeld einige Kriterien berücksichtigt werden.

Ausführliches Agentur-Briefing

Die Basis bildet ein umfangreiches und genaues Briefing. Um einen Dienstleister zu finden, der in gewünschtem Umfang unterstützt, muss sich ein Unternehmen erst feste Ziele setzten. Anschließend muss festgestellt werden, welche Anforderungen zur Bewältigung des gesamten Projekts gestellt sind. Erst wenn intern völlig klar ist, was mit der Auftragsvergabe erreicht werden soll, kann mit der Suche nach einem Dienstleister begonnen werden.

Die richtige Agentur Auswahl

Ist ein konkretes Briefing erstellt und sind intern feste Ziele definiert, ist zu überlegen, welche Aufgaben an die Agentur delegiert werden sollen. Das sollte im Briefing exakt festgelegt sein. Denn grundsätzlich gilt: Je mehr Mühe und Sorgfalt auf das Briefing verwendet wird, desto einfacher kann passende Dienstleister gefunden werden.

Um Ziele zu setzten, sollten folgende Fragen im Briefing geklärt werden:

  • Welche Leistungen hat die Agentur zu erfüllen? Welche Aufgaben können intern erledigt werden und welche werden ausgegliedert?
  • Wie sieht es mit dem Budget für das Projekt aus? Es muss festgelegt sein, welchen Wert die Leistungen des Dienstleisters einbringen und was sie letztendlich kosten.
  • Welche Erwartungen werden an die Auftragsvergabe und an den Dienstleister gestellt? Besonders wichtige Details sollten im Briefing nicht fehlen.

Sind die obigen Fragen vollständig geklärt und im Briefing schriftlich festgelegt,
können die Auswahlkriterien festgelegt werden. Das Briefing ist gleichzeitig die Grundlage, um konkrete Angebote zu erstellen. Mit der Suche nach der richtigen Agentur kann nun begonnen werden.

Grundsätzliche Auswahlkriterien

  • Welcher Art Agentur wird gesucht? Soll der Dienstleister über spezielle Kenntnisse und Fertigkeiten verfügen, soll er beispielsweise ein Speziallist in den Bereichen Marketing oder Design sein?
  • Kommt eher eine Agentur am Ort infrage, die jederzeit persönlich aufgesucht werden kann, um wichtige Fragen zu klären oder darf es auch ein weit entfernt stationierter Dienstleister sein, der über das Internet, Telefon etc. kommuniziert?
  • Besitzt die Agentur die nötige Branchenerfahrung und wie lange gibt es dieses Unternehmen? Sind die Mitarbeiter in ausreichender Anzahl vorhanden und über welche Kenntnisse verfügen diese. Gibt es Awards und Referenzen anderer Kunden zur Agentur?
  • Wurde über die entsprechende Agentur schon einmal in der Fachpresse berichtet. Kann sie anhand von Zertifizierungen belegen, dass sie kompetent ist? Gehört sie einem speziellen Verband an?
  • Kann der Dienstleister flexibel auf Kundenwünsche reagieren oder werden nur festgelegte Dienstleistungen angeboten? Kann die Leitung eines Projekts an einen speziellen Projektleiter abgegeben werden, der mit dem Unternehmen in regelmäßigem Kontakt steht.
  • Ist die Agentur in vollem Umfang kreativ, verfügt sie über das richtige Marketingverständnis, über ausreichend Wissen und über die zweckmäßige Ausstattung (z.B. Tools)?
  • Ist der Dienstleister in der Lage, strukturiert und zuverlässig zu arbeiten? Können vereinbarte Deadlines eingehalten werden?
  • Ist eine längerfristige Zusammenarbeit möglich? Passt das Image der neuen Agentur zum eigenen Unternehmen?
  • Wie stellt sich das Preis-Leistungs-Verhältnis dar? Entsprechen die Ausgaben dem geplanten Budget? Sind die Kosten transparent dargestellt und nachvollziehbar?

Indem die obigen Kriterien gewichtet, vervollständigt und in einem Kriterienkatalog zusammengefasst werden, können die einzelnen Agenturen leichter miteinander verglichen werden. Auch das Bauchgefühl spielt eine wichtige Rolle- zwischen Auftraggeber und Dienstleister muss einfach die „Chemie“ stimmen. Nur wenn Sympathie besteht, kann sich eine Vertrauensbasis bilden. Sehr wichtig ist auch, dass die Agentur die Wünsche und Anforderungen des Kunden ernst nimmt und versteht. Und bereits während dem Pitch-Prozedere ist ein intensiver Austausch zwischen Auftraggeber und Agentur sehr wichtig.

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